(...) Neben den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus anderen Rechtsvorschriften weitere Aufbewahrungspflichten, die von den Verantwortlichen aus dem Personal- und Abrechnungsbereich ebenfalls zu beachten sind. Sie betreffen vor allem das Arbeits- und Sozialrecht. Weitere Rechtsvorschriften mit Aufbewahrungspflichten sind branchenspezifisch ( z.B. das Arzneimittelgesetz ) oder betreffen den Umweltschutz oder das öffentliche Vergabeverfahren. Diese sind hier nur erwähnt, sind jedoch im Folgenden nicht Gegenstand der Erörterung.

Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

Während das HGB jeden Kaufmann zur Führung von Büchern und zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet[1], verpflichtet die AO jeden zur Aufbewahrung der für die Besteuerung bedeutsamen Büchern und Aufzeichnungen, wenn er nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat [2].

Originäre Verantwortlichkeit

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige stets für die ordnungsgemäße Aufbewahrung verantwortlich ist. Dies gilt beispielsweise dann, wenn er einem Dritten den Auftrag zur Aufbewahrung der Bücher und Aufzeichnungen erteilt hat ( bspw. durch Outsourcing an einen Dienstleistungsrechenzentrum oder an einen Application Service Provider (ASP) ).

Service Level Agreement ( SLA) bei ASP/Outsourcing

Die Service Level Agreements solch eines Dienstleisters müssen unbedingt Regelungen enthalten, die anordnen, was im Falle der Betriebseinstellung des Auftragnehmers passieren soll. So muss der Auftraggeber in solchen Fällen weiterhin Zugriff auf seine Unterlagen /Aufzeichnungen behalten bzw. die Aufbewahrung wieder übernehmen können. Das zur Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigkeit Gesagte gilt entsprechend bei den Aufbewahrungspflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht.

 

  

Unterlagen im Sinne der Sozialversicherung (Beitragsabzug)

 ·         Lohnabrechnungen

·         Reisekostenabrechungen

·         Lohnkonten

·         Lohnjournale

·         Arbeitsgenehmigungen

·         Staatsangehörigkeitsnachweis

·         Krankenkassenbescheinigung

·         Verzichterklärung geringfügig Beschäftigter

·         Niederschrift nach dem Nachweisgesetz

·         Statusfeststellungsbescheid

Auszug aus: Helmut Becker, Beitrag zur handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht, in Peter Pulte, Aufbewahrungsnormen und -fristen im Personalbereich, Frechen  2006